個人情報の取扱いに関する基本方針

1 基本方針

 JR東日本グループの株式会社トッキー(以下「当社」という。)は、個人情報(生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述により特定の個人が識別することができるものをいう。)の保護に関する法令等及び社内規程を遵守し、当社で取り扱う個人情報の取得及び利用を適正に行なうとともに、個人情報を安全かつ最新の状態で管理し、適正に廃棄することで、個人情報を保護します。

2 組織活動

(1) 個人情報の保護に関する法令等を遵守します。
(2) 個人情報の取扱いに関する社内規程を制定し、これを遵守します。
(3) 個人情報が適正に取り扱われているかどうか、定期的にチェックを行い、問題がある場合には改善します。
(4) 当社グループ会社、取引のある団体・個人等に対して、社内規程の目的達成のための協力を要請します。
(5) 本基本方針は、当社のウェブサイト(URL http://www.cocolo-station.jp/pc/company)に掲載することにより、いつでも閲覧可能な状態とします。

3 個人情報の取扱いについて

 当社は、個人情報について、法令により例外として取り扱うことが認められている場合を除き、以下の通り取扱うものとします。

(1) 社内体制の整備

当社は、個人情報ごとに管理者を配置し、適正な管理を行ないます。

(2) 個人情報の取得

当社は、個人情報の取得にあたって、その利用目的を明らかにして、適正な方法で取得します。

(3) 個人情報の利用

当社は、個人情報の利用にあたって、個人情報保護の重要性を強く認識し、その利用目的の範囲内で利用します。

(4) 個人情報の適正な管理

当社は、個人情報の管理にあたって、必要な安全対策を実施します。

(5) 本人の権利の尊重

当社は、個人情報に関する本人の権利を尊重し、その情報に関して、開示、訂正、利用停止等を求められたときは、合理的な期間、法令等で定められた範囲内で対応します。

(6) 個人情報の取扱いの継続的な改善

当社は、個人情報の取扱いにあたって、継続的にその改善に努めます。

2005年4月
JR東日本グループ
株式会社トッキー

(※ 本基本方針における個人情報は、特定個人情報を含みます。)

個人情報の取扱いの具体的な事項

 当社は、当社の業務を円滑に行うため、業務上必要となる個人情報を取得しますが、これらの個人情報は「個人情報の取扱いに関する基本方針」のほか、以下のとおり取り扱います。

1 個人情報の利用目的

 当社が取得した個人情報の利用目的は次のとおりです。なお、当社は、業務の受委託に伴い、業務の受委託先に必要な範囲で当社が取得した個人情報を提供することがあります。

(1) お客さまから取得した個人情報の利用目的
【旅行業、広告業、小売業、旅館業、不動産賃貸業及びその他当社の定款に定める全ての事業(注1)】
① 商品・サービスの提供を含む契約の締結及び履行、契約後の管理並びに提供した商品・サービスのアフターサービスの実施のため
② 商品・サービスの提供に必要な連絡のため(宅配業者等へ商品等の発送を依頼する場合を含みます)
③ 商品・サービスに関する情報及びその他当社の事業活動に関する情報の案内のため
④ 新商品・新サービス及びこれらを提供するソフトウェア、システム、設備、機器等の検討及び開発のため
⑤ 商品・サービスに関する運賃・料金の請求収納及び債権保全のため(信販会社等へクレジットカード等による支払い手続きを依頼する場合を含みます)
⑥ ホテル等の宿泊にあたり、法令等で定められた情報について取得するため
⑦ 市場調査その他調査研究のため
⑧ 経営分析のため
⑨ 懸賞、キャンペーン等の実施のため
⑩ 取引先との契約の締結及び履行並びに契約後の管理のため
⑪ CSR(企業の社会的責任)に関する活動のため
⑫ お客さまからのお問い合わせやご意見の受付及び回答のため
⑬ お客さま及び従業員のセキュリティの確保のため
⑭ 施設、設備及び機器の保守管理並びにその利用状況の管理のため

(注1) 詳しくは会社概要をご覧ください。

(2) 株主さまから取得した個人情報の利用目的
① 法令に基づく権利の行使、義務の履行のため
② 当社事業の理解、当社との円滑な関係に資する各種施策の実施のため
③ 法令に基づく所定の基準によるデータの作成等、データ集積及び統計処理のため

(3) 社員、採用応募者及び退職者並びにその家族等から取得した個人情報の利用目的
① 採用関連情報の提供及び採用に関する業務のため
② 雇用管理(出向・転籍を含みます。)に関する業務のため
③ 給与等の支払いに関する業務のため
④ 福利厚生等に関する業務のため
⑤ 健康管理等に関する業務のため
⑥ 退職後の諸手続きのため
⑦ 法令上必要な諸手続き及び連絡等のため
⑧ その他、業務上必要な諸手続き及び連絡等のため

(4) 特定個人情報の利用目的
① 健康保険及び雇用保険等に関する事務のため
② 厚生年金及び国民年金等に関する事務のため
③ 給与、賞与及び年末調整等、所得税源泉徴収等に関する事務のため
④ 源泉徴収票、給与支払報告書等の作成及び提出に関する事務のため
⑤ 社員持株会、社員預金、財形貯蓄、企業年金等に関する事務のため
⑥ 法定の支払調書等の作成及び提出に関する事務のため
⑦ その他、番号法等に定める事務のため

2 個人情報の第三者提供

(1) 当社は、前項に記載した個人情報の利用目的に該当する場合又は次のいずれかに該当する場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ることなく、個人情報を第三者に提供しません。
① 法令に基づく場合
② 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
③ 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
④ 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

(2) 前号にかかわらず、当社は、前項に記載した特定個人情報の利用目的に該当する場合又は番号法に定める場合を除き、特定個人情報を第三者に提供しません。

3 個人情報の開示等の手続き

 当社が保有する個人情報について、個人情報の本人が開示等を希望される場合、当社は、必要な本人確認手続き等を行った上で、合理的な期間、法令等に定められた範囲内で対応します。なお、利用の停止又は消去に伴い、サービスの提供ができなくなることがあります。また、関係法令に基づき保有する個人情報については、利用の停止又は消去の請求に応じられない場合があります。

(1) 開示等の内容
① 利用目的の通知(有料)
② 開示(有料)
③ 内容の訂正、追加又は削除
④ 利用の停止又は消去
⑤ 第三者への提供の停止

(2) 開示等の請求手続き
開示等を請求される場合は、当社所定の開示等請求書に必要事項を記入し、本人確認書類及び手数料を同封の上、当社個人情報受付窓口まで郵送によりお申し込みください。(注2)

○ 開示等請求書
開示等請求書のダウンロードはこちら
・ 開示等請求書を郵送又はFAXで取り寄せる場合は、氏名、住所又はFAX番号
を当社個人情報受付窓口までご連絡ください。

○ 本人確認書類(注3)
個人番号カード(表面のみ)、運転免許証、健康保険被保険者証、パスポート等(生
年月日の表示があるものに限ります。)の写し1点を同封してください。

○ 手数料(注4)
利用目的の通知及び開示の請求については、本人限定受取郵便により結果を送付
しますので、1件につき612円分の郵便切手を同封してください。

○ 開示等のご請求の宛先(注5)
〒950-0086 新潟県新潟市中央区花園一丁目1番1号 JR新潟支社ビル2F
株式会社トッキー 個人情報受付窓口 宛

(注2) これ以外の方法での請求は承りかねます。
(注3) 請求者が本人以外の場合は、次の書類も必要となります。
・ 本人が開示等請求を行うことにつき委任した代理人の場合:委任状など、代理権があることを確認できる書類
・ 法定代理人の場合(本人が未成年者又は成年被後見人の場合に限ります。):戸籍謄本又は成年後見登記事項証明書など、法定代理権があることを確認できる書類
(注4) 手数料が過剰であった場合でも、差額は返却しません。手数料が不足していた場合及び手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げますが、2週間を経過してもお支払いがない場合は、開示等を行わないことと決定し、手数料は返却しません。
(注5) 開示等請求書の記載内容や必要な添付書類に不備があった場合は、その旨ご連絡申し上げ、再請求をご案内しますが、2週間を経過しても再請求がない場合は、開示等のご請求がなかったものとして取り扱い、手数料も返却しません。

(3) 開示等のご請求の結果の通知方法
開示等請求書に記載された請求者宛に、書面で郵便(本人限定受取郵便)により通知します。また、開示等を行なわない場合、その理由を付記して郵便(本人限定受取郵便)により通知します。
なお、通知までに日数を要することがありますので、ご了承ください。

(4) 開示等を行なわない場合
次のいずれかに該当する場合は開示等を行ないません。また、手数料は返却しません。
① 利用目的の通知
ア 利用目的が明らかな場合
イ 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
ウ 会社の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
エ 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
オ 請求に係る保有個人データが存在しない場合
カ 請求者が所定の手数料を支払わない場合
② 開示
ア 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
イ 会社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
ウ 他の法令等に違反することとなる場合
エ 他の法令等の規定により特別の手続きが定められている場合
オ 請求に係る保有個人データが存在しない場合
カ 請求者が所定の手数料を支払わない場合
③ 訂正、追加又は削除
ア 保有個人データの内容が事実であった場合
イ 他の法令等の規定により特別の手続きが定められている場合
ウ 利用目的から見て訂正等が必要でない場合
④ 利用の停止又は消去
ア あらかじめ特定した利用目的の達成に必要な範囲内で取り扱っている場合(違反を是正するために必要な限度を超える場合を含みます。)
イ 適正な方法で取得している場合(違反を是正するために必要な限度を超える場合を含みます。)
ウ 多額の費用を要する等、利用の停止又は消去、提供の停止を行なうことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するために必要なこれに代わるべき措置をとる場合
⑤ 第三者提供の停止
ア あらかじめ本人の同意を得て提供している場合
イ 法令等に基づく場合
ウ 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
エ 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
オ 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令等の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより、当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき
カ 多額の費用を要する等、利用の停止又は消去、提供の停止を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するために必要なこれに代わるべき措置をとる場合

開示等のご請求により取得した個人情報は、開示等の手続きに必要な範囲内でのみ利用します。また、提出いただいた書類は、適正に廃棄します。

4 個人情報に関するお問合せ等窓口

 当社が取得した個人情報の取扱いに関するご意見及びお問い合わせ等については、「個人情報受付窓口」まで、電話又は郵便によりご連絡ください。
この方法以外(当社に直接お越しいただいた場合も含みます。)によるお問合せ等には応じられませんので、ご了承ください。(現在、当社の所属する認定個人情報保護団体はありません。)

[個人情報受付窓口]

○ 電話
025-247-6302
(受付時間 10時~17時[土日祝日、年末年始を除く])
・電話番号はよくお確かめの上、おかけください。
・お客さまからいただきました電話は、応対の品質向上及び通話内容の確認のため録音させていただく場合もございます。

○ 郵送
〒950-0086 新潟県新潟市中央区花園一丁目1番1号 JR新潟支社ビル2F
株式会社トッキー 個人情報受付窓口 宛

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